Privacy Protocol

 

 

Privacy Protocol Sport- en Wellnesclub Helios

 

Waarvoor heeft Helios de privacy gevoelige informatie van haar klanten nodig.

Helios heeft de informatie nodig om de financiële afhandeling en de coaching dan wel trainingen optimaal te kunnen uitvoeren.

1. Aanmelding nieuw lid - Inschrijfformulier

Elk nieuw lid vult een inschrijfformulier in. De klant tekent voor akkoord dat Helios de prive gegevens van de klant mag gebruiken voor alleen administratieve  en coaching doeleinden.

2. Intake formulier

In principe vult elke nieuwe klant een intake formulier in. Door ondertekening van het inschrijfformulier gaat de klant akkoord met het privacy protocol van Sport- en Wellnessclub Helios.

3. Administratie

Helios gebruikt het online administratiesysteem van Virtuagym waarvoor Helios een licentieovereenkomst heeft afgesloten. Virtuagym is verantwoordelijk voor de privacy waarborging van het systeem in hun organisatie.

Alle informatie op het inschrijfformulier van Helios waarvoor de klant voor akkoord getekend heeft wordt alleen door Helios en slechts voor administratieve en e.v.t. coaching doeleinden gebruikt. Alleen de coaches en de administratieve medewerkers hebben toegang tot de gegevens. Derden hebben geen toegang tot de privacy gevoelige informatie.

De klant kan ten alle tijden de prive gegevens inzien.

4. Coaching en Training

Alle informatie die de klant d.m.v. het inschrijfformulier en intakeformulier verstrekt dient alleen om de klant optimaal te kunnen coachen en trainen. De klant tekent voor akkoord dat Helios de gegevens alleen gebruikt voor coaching en training. De gegevens zijn alleen beschikbaar voor de trainers van Helios. Derden hebben geen toegang tot deze informatie.

5. Hoe lang worden de gegevens bewaard.

De gegevens blijven bewaard zolang de klant lid is en nodig is voor het voeren van een goede administratie.

6. Gebruik van de Helios/Virtuagym App.

De gegevens die de klant d.m.v. de Helios  app invoert zijn alleen d.m.v. een prive wachtwoord van de klant toegankelijk. Helios gebruikt de app in overleg met de klant voor training en coaching doeleinden. Derden hebben geen inzicht in de informatie die de klant verstrekt.

 7. Social - media en Media 

Alle informatie die Helios via media en social - media waarin mogelijk privacy gevoelige informatie voor komt wordt alleen met toestemming van de klant gepubliceerd.